Gegenüber der alten Maschinenrichtlinie 98/37/EG, muss der Hersteller bzw. der Bevollmächtigte eine konkrete Person benennen, die von ihm bevollmächtigt ist -für die Behörde- die technischen Unterlagen für eine konkrete Maschine auf deren begründetes Verlangen zusammenzustellen -Dokumentationsbevollmächtigter-. Siehe:

"Anhang II 1. A
...
2. Name und Anschrift der Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen; diese Person muss in der Gemeinschaft ansässig sein;"

Angegeben werden müssen in der EG-Konformitätserklärung damit:

• Name des "Dokumentationsbevollmächtigten"
  und
• Anschrift des "Dokumentationsbevollmächtigten"
  Achtung: Die Anschrift muss in der Gemeinschaft liegen

Diese Person ist nicht gleichzusetzen mit dem Bevollmächtigten nach Artikel 2j der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG.

Die in der EG-Konformitätserklärung anzugebende Person mit Sitz in der EU kann sein:

• Der Hersteller selbst
• Der Bevollmächtigte
• Ein Beschäftigter des Herstellers
• Eine konkrete Funktion im Herstellerunternehmen
  (z.B. Leiter QS)
• Eine natürliche Person außerhalb des Herstellerunternehmens
• Eine juristische Person die nicht Hersteller oder Bevollmächtigter ist

Siehe hierzu der u.a. Auszug aus § 383 "Inhalt der EG-Konformitätserklärung" des unverbindlichen Leitfadens der Europäischen Kommission zur Maschinenrichtlinie. Zum Thema "Natürliche oder juristische Person" siehe:

Dokumentationsvollmächtigter: Natürliche oder juristische Person

Sichergestellt werden muss, dass die zuständige Behörde einen konkreten Ansprechpartner in der Gemeinschaft hat, von dem sie die Zusammenstellung der technischen Unterlagen für die in der EG-Konformitätserklärung genannte Maschine verlangen kann. Damit soll gewährleistet werden, dass die Behörde im konkreten Einzelfall möglichst schnell an die benötigten Informationen gelangt. Diese gegenüber der alten Maschinenrichtlinie 98/37/EG neue Regelung wurde insbesondere deshalb aufgenommen, weil die europäischen Behörden keinen Zugriff haben auf Hersteller außerhalb der Gemeinschaft. Dies hatte in der Vergangenheit zu Problemen geführt. Die Bevollmächtigung einer Person zur Zusammenstellung der (speziellen) technischen Unterlagen bedeutet zunächst nicht, dass diese Person die Unterlagen auch an die anfragende Behörde übermitteln muss/darf.

Allerdings ergänzt Anhang VII A "Technische Unterlagen" in seiner Nr. 2 hierzu:

"Die technischen Unterlagen [...] müssen jedoch von der in der EG-Konformitätserklärung benannten Person entsprechend der Komplexität der Unterlagen innerhalb angemessener Frist zusammengestellt und zur Verfügung gestellt werden können."

D.h. die in der EG-Konformitätserklärung genannte Person (Dokumentationsbevollmächtigter) muss vom Hersteller nicht nur beauftragt sein, die technischen Unterlagen zusammenzustellen, sondern auch autorisiert sein, diese Unterlagen der zuständigen Behörde auf Verlangen auszuhändigen. Nicht gefordert wird, dass der Dokumentationsbevollmächtigte die technischen Unterlagen inhaltlich prüfen muss.

Der EU-MRL-Leitfaden zum Thema "EG-Konformitätserklärung" berücksichtigt dies schon in seinem § 383 Nr. 2 (s.u.), wenn er schlussfolgert, dass mit der Pflicht zur Zusammenstellung der Unterlagen auch ein "zur Verfügung stellen" dieser Unterlagen an die Behörde verbunden ist.

Die vielfach anzutreffende Kurzbezeichnung "Dokumentationsverantwortlicher" für diese Person, geht für deren geforderten Funktion zu weit. Nach der Maschinenrichtlinie ist diese Person vom Hersteller lediglich zur Erledigung bestimmter Aufgaben auf Anfrage der Behörde zu bevollmächtigen. Die Maschinenrichtlinie verknüpft damit keine Übertragung einer Verantwortung. Auch sind keine Sanktionen gegen diese Person vorgesehen, wenn diese ihrer Aufgabe nicht nachkommt oder nicht nachkommen kann, z.B. weil der Hersteller ihr gegenüber den Zugriff auf die technischen Unterlagen verweigert. Der Hersteller bleibt gegenüber der Behörde ohnehin in der Verantwortung die Unterlagen an die Behörde zu übermitteln (s.o.). Er allein schuldet letztendlich die Herausgabe der technischen Unterlagen. Siehe hierzu der Auszug aus § 383 des unverbindlichen Leitfadens der Europäischen Kommission zur Maschinenrichtlinie.

Die Maschinenrichtlinie legt nicht fest, dass ein Hersteller nur eine einzige Person benennen kann, die für alle von ihm in den Verkehr gebrachten Maschinen als Ansprechpartner für die Behörde fungiert. Da die Maschinenrichtlinie für jede einzelne Maschine zu beachten ist, könnte ein Hersteller theoretisch auch für jede einzelne Maschine eine neue Person als Ansprechpartner für die Behörde bevollmächtigen.

Sanktionen gegenüber dem / der Dokumentationsbevollmächtigten hinsichtlich einer "Nichtauslieferung" der angefragten technischen Unterlagen sind nicht festgelegt, wohl aber die sich für den Hersteller daraus ergebenden Folgen. Anhang VII A legt hierzu fest:

"Werden die technischen Unterlagen den zuständigen einzelstaatlichen Behörden auf begründetes Verlangen nicht vorgelegt, so kann dies ein hinreichender Grund sein, um die Übereinstimmung der betreffenden Maschine mit den grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen anzuzweifeln."

D.h. die Behörde kann dann davon ausgehen, dass ihre begründeten Zweifel zu recht bestehen und Sanktionen gegen das Inverkehrbringen der Maschine erlassen. Insofern ist der Hersteller gut beraten, bei einem Ausscheiden des Dokumentationsbevollmächtigten eine für die Behörde transparente "Nachfolgeregelung" zu finden.

Siehe hierzu auch folgende FAQ

• Dokumentationsbevollmächtigter mit Sitz in der Schweiz

Nicht konkretisiert ist, ob es sich bei dem Dokumentationsbevollmächtigten um eine natürliche und / oder um eine juristische Person handelt. Es sprechen allerdings die besseren Gründe dafür, dass vom Gesetzgeber grundsätzlich eine natürliche Person gemeint ist. Eine vergleichbare Regelung in Bezug auf die Festlegung auf eine natürliche Person findet sich an anderer Stelle im Anhang II A in den Bestimmungen zur Unterschrift unter die EG-Konformitätserklärung. Auch hier kann von der Maschinenrichtlinie mit dem Begriff "Person" schon aus rein praktischen Gründen nur eine natürliche Person gemeint sein, eine juristische Person kann schließlich nicht unterschreiben.

Kritisch zu betrachten ist in diesem Zusammenhang aber, dass die in der EG-Konformitätserklärung bzw. der Einbauerklärung zu benennende Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen, in der Regel nicht auf Dauer bzw. zumindest für die 10jährige Aufbewahrungsfrist der technischen Unterlagen an das Herstellerunternehmen gebunden ist / werden kann. Der Dokumentationsbevollmächtigte wird aber auf Dauer in der EG-Konformitätserklärung bzw. Einbauerklärung für die konkrete Maschine bzw. unvollständige Maschine benannt.

Nach einem Ausscheiden aus dem Herstellerunternehmen oder nach einer Kündigung der zugrunde liegenden Vereinbarung mit dem Hersteller, wird er dieser Aufgabe aus nahe liegenden Gründen nicht mehr nachkommen können. Hierfür sieht die Maschinenrichtlinie keine Regelung vor. Der schnell aufgekommene Wunsch aus der Praxis, aus diesem Grund nicht eine natürliche Person, sondern eine juristische Person zu benennen ist deshalb verständlich.

Auch wenn vieles dafür spricht, dass mit dem Begriff "Person" eine natürliche Person gemeint ist, akzeptieren die Behörden auch die Nennung einer juristischen Person in der EG-Konformitätserklärung und analog in der Einbauerklärung nach Anhang II B. Dies hat auch die Europäischen Kommission in Abstimmung mit den Mitgliedstaaten in ihrem unverbindlichen Leitfaden zur Maschinenrichtlinie interpretiert. Der EU-MRL-Leitfaden erläutert hierzu in Nr. 2 seines § 383 "Inhalt der EG-Konformitätserklärung":

"Bei Herstellern, die in der EU ansässig sind, kann es sich bei der zur Zusammenstellung der technischen Unterlagen bevollmächtigten Person um den Hersteller selbst, seinen Bevollmächtigten, einen Ansprechpartner aus den Reihen der Mitarbeiter des Herstellers (der mit dem Unterzeichner der EG-Konformitätserklärung identisch sein kann) oder um eine sonstige natürliche oder juristische Person handeln, die in der EU ansässig ist und die vom Hersteller mit dieser Aufgabe betraut wird. Es ist nicht notwendig, neue Funktionen wie "CE-Manager" innerhalb von Unternehmen zu erschaffen, da es keine Anforderung an den Status dieser Personen gibt, vorausgesetzt, sie haben Zugang zu den Mitteln um die Informationen zusammenzustellen. Die Verantwortung für die Bereitstellung der technischen Unterlagen verbleibt jedoch bei dem Unternehmen und nicht bei der Person, die die technische Unterlagen zusammenstellt.

Bei Herstellern, die außerhalb der EU ansässig sind, kann es sich bei der zur Zusammenstellung der technischen Unterlagen bevollmächtigten Person um eine natürliche oder juristische Person handeln, die in der EU ansässig ist und damit beauftragt wird, die technischen Unterlagen auf begründetes Verlangen hin zusammenzustellen. Wenn ein Hersteller, der außerhalb der EU ansässig ist, einen Bevollmächtigten in der EU mit der Wahrnehmung aller oder eines Teils der Pflichten gemäß Artikel 5 beauftragt – siehe § 84 und § 85: Anmerkungen zu Artikel 2 Buchstabe j –, kann dieser Bevollmächtigte dieselbe Person sein, die vom Hersteller mit der Zusammenstellung der technischen Unterlagen betraut worden ist."