Datum der Erklärung

Jeder Maschine muss eine "eigene" EG-Konformitätserklärung beigefügt werden. Diese enthält u. a. das aktuelle Datum an dem die EG-Konformitätserklärung unterschrieben wurde.

Da auf der einen Seite nach Artikel 5 Abs. 1 e) der Maschinenrichtlinie vor dem Inverkehrbringen bzw. bei der Eigenherstellung vor der Inbetriebnahme sicher gestellt sein muss, dass die EG-Konformitätserklärung ausgestellt wurde und auf der anderen Seite, dass die EG-Konformitätserklärung erst dann unterschrieben werden kann, wenn die Maschine fertiggestellt ist, muss das Datum zwangsläufig zwischen diesen beiden Zeitpunkten liegen.

Dies gilt auch bei einer Serienfertigung. D.h. allerdings nicht, dass bei einer Serienfertigung für jede einzelne Maschine eine neue EG-Konformitätserklärung ausgestellt werden muss, die das jeweils aktuelle Datum z.B. der Fertigstellung der konkreten Maschine enthält. Der Hersteller kann ein Erklärung für eine komplette Serie ausstellen und eine Kopie dieser Erklärung der jeweiligen Maschine beifügen.

Siehe hierzu auch § 383 des EU-Leitfadens zur Maschinenrichtlinie:

"...
9. Die Angabe von Ort und Datum der Erklärung ist eine übliche Anforderung an ein unterzeichnetes rechtsverbindliches Dokument. Als Ort ist üblicherweise der Ort anzugeben, an dem sich die Betriebsstätten des Herstellers bzw. seines Bevollmächtigten befinden. Da die EG-Konformitätserklärung vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme der Maschine ausgestellt werden muss – siehe § 103: Anmerkungen zu Artikel 5 Absatz 1 –, darf das in der EG-Konformitätserklärung angegebene Datum nicht nach dem Datum des Inverkehrbringens der Maschine liegen oder bei für den Eigengebrauch durch den Hersteller bestimmten Maschinen darf das Datum nicht nach dem Datum der Inbetriebnahme der Maschine liegen.
..."

Das Original der EG-Konformitätserklärung muss nach Nr. 2 des Anhang II  "Erklärungen" für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Herstellung der Maschine im Rahmen der Technischen Unterlagen / Technischen Dokumentation aufbewahrt werden, die auf begründetes Verlangen der zuständigen Behörde zur Verfügung gestellt werden muss. Dies steht im Widerspruch zu der analogen Festlegung in Nr. 1a des Anhang VII A "Technische Unterlagen für Maschinen", wonach lediglich eine Kopie der EG-Konformitätserklärung im Rahmen der technischen Dokumentation aufzubewahren ist.

Da nicht festgelegt ist, welche EG-Konformitätserklärung der Maschine für den Käufer beizufügen ist (Original oder Kopie), sollte der Hersteller das Original der EG-Konformitätserklärung aufbewahren (s.o.).

Dieser Widerspruch wird in der Praxis allerdings von untergeordneter Bedeutung sein, da man im Zeitalter der EDV ohnehin kaum zwischen Original und Kopie unterscheiden kann. Dem Gesetzgeber kommt es offensichtlich nur darauf an, dass im Rahmen einer behördlichen Überprüfung auch ein Exemplar der EG-Konformitätserklärung im Rahmen der Unterlagen verfügbar ist.

Weiterhin gilt für die Aufbewahrung der EG-Konformitätserklärung natürlich auch nach Anhang VII A Nr. 2:

"...
Die technischen Unterlagen müssen sich dabei nicht unbedingt auf dem Gebiet der Gemeinschaft befinden. Sie müssen auch nicht ständig "körperlich" vorhanden sein. Allerdings müssen sie innerhalb einer "angemessenen Frist" zusammengestellt und zur Verfügung gestellt werden können. Diese Frist ist in der Maschinenrichtlinie nicht konkret festgelegt, sondern wird von deren "Komplexität" abhängig gemacht. Insofern wird damit der Behörde ein Ermessen eingeräumt, diese Frist im Einzelfall festzulegen."

Insofern reicht es aus, wenn der Hersteller das Original der EG-Konformitätserklärung in elektronischer Form aufbewahrt und dieses auf Anfrage der Behörde ausdruckt und in Papierform weiterleitet oder es ggf. in elektronischer Form weiterleitet.